Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is het beveiligde netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om elektronische documenten, zoals facturen, veilig uit te wisselen. Het systeem werkt met gestandaardiseerde formaten, waardoor handmatige verwerking en de bijbehorende risico's op fouten drastisch verminderen. Dit betekent dat jouw praktijk zich kan richten op wat echt belangrijk is: zorg verlenen aan dieren.

Peppol biedt ook een internationaal erkend platform, wat ideaal is voor dierenartsen die samenwerken met leveranciers of partners buiten België. Dankzij de standaardisatie is compatibiliteit gegarandeerd, ongeacht de software die jouw partners gebruiken.

Waarom e-facturatie essentieel is voor dierenartsen

Als dierenartspraktijk ben je vaak afhankelijk van een efficiënte administratie om niet alleen je financiën op orde te houden, maar ook om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Elektronische facturatie biedt daarbij de volgende voordelen:

• Tijd besparen op administratie: elektronische facturen worden automatisch geleverd aan de juiste ontvanger. Dit betekent minder tijd besteden aan het printen, opsturen of corrigeren van facturen. Meer tijd dus om je te richten op je patiënten en klanten.
• Betalingen versnellen: Peppol-facturen komen direct aan bij jouw klanten en bevatten alle nodige informatie om betalingen vlot te verwerken. Dit vermindert de kans op betalingsachterstanden.
• Wettelijke conformiteit: in België en de rest van Europa worden de eisen rond e-invoicing steeds strenger. Via Peppol voldoe je automatisch aan de laatste normen en regelgeving. Zo hoef je je geen zorgen te maken over compliance.
• Integratie met jouw software: dankzij Fuga kun je Peppol-facturen naadloos integreren in je bestaande administratieve software. Dit zorgt voor een vlotte verwerking zonder extra handelingen of aanpassingen.
• Kostenbesparing: door over te stappen op digitale facturen bespaar je niet alleen op papier en verzendkosten, maar verminder je ook verwerkingskosten, zoals die voor manuele boekhouding.
• Duurzaamheid: de overstap naar digitale facturatie draagt bij aan een milieuvriendelijkere praktijk. Minder papiergebruik betekent een kleinere ecologische voetafdruk, iets wat klanten zeker zullen waarderen.

Veelgestelde vragen over e-invoicing en Peppol

Is e-invoicing verplicht voor dierenartsen? Hoewel het gebruik van e-invoicing nog niet overal verplicht is, worden de regels in Europa steeds strenger. Het is daarom verstandig om nu al de overstap te maken en voorbereid te zijn op toekomstige verplichtingen.

Wat gebeurt er met mijn papieren facturen? Papieren facturen kunnen blijven bestaan, maar met e-invoicing via Peppol wordt het proces veel efficiënter. Je kunt nog steeds een PDF-versie van je factuur bewaren of verzenden als dat nodig is.

Hoe veilig is Peppol? Peppol is speciaal ontworpen met veiligheid en betrouwbaarheid als prioriteit. Alle gegevens worden versleuteld verzonden via een beveiligd netwerk, zodat jouw gevoelige informatie beschermd blijft.

Hoe activeer je Peppol in Fuga?

De activatie is gelukkig heel eenvoudig.

• Ga naar het tabblad 'Boekhouding'
• Zoek de optie: 'Peppol praktijk info updaten'
• Voer deze actie uit (jij moet administrator zijn). Dit geeft aan dat je praktijk gereed is om PEPPOL-facturen te verzenden. Sonetas registreert of actualiseert hiermee automatisch je Peppol-ID (je unieke adres op het netwerk, zoals 9925:BE12344567890 waarbij BE1234567890 het btw-nummer van de praktijk is).

Belangrijke praktijkinfo:

• Registratiestatus: Na registratie volgt een (meestal automatische) goedkeuring door Sonetas. De status kan zijn: [OK] Goedgekeurd, [PENDING] In behandeling, of [X] Niet geregistreerd.
• Meerdere praktijken onder één BTW-nummer: doorloop de registratie in elke Fuga-praktijk. Alle namen en IBANs worden gekoppeld.
• Wijziging naam/IBAN: dit wordt automatisch doorgevoerd in jouw PEPPOL-registratie.
• Wijziging BTW-nummer: eerst de praktijk verwijderen via dezelfde actie, dan het BTW-nummer in Fuga wijzigen, daarna opnieuw registreren. Doe dit pas nadat alle facturen onder het oude nummer zijn verzonden.

Jouw klanten instellen om via Peppol te ontvangen

Vanaf 1/1/2026 staat voor alle Belgische B2B-klanten met een BTW-nummer automatisch aan dat ze via PEPPOL ontvangen.

Het juiste Peppol-ID van jouw klant is cruciaal:

1. Ga naar de klantenfiche in Fuga.
2. Voor Belgische klanten zal Fuga standaard het Peppol-ID 9925:BEKlantBTWNummer gebruiken.
3. Let op: sommige klanten gebruiken een ander ID, bijvoorbeeld op basis van hun ondernemingsnummer: 0208:KlantOndernemingsnummer.
4. Als jouw klant een ander ID heeft: vink "Gebruik btw-nummer in Peppol id" uit en vul het correcte ID manueel in bij "Peppol id (indien niet afgeleid van het btw-nummer)".

Controleer de Peppol-status van de klant: op de algemene tab van de klant kan je de status zien. Jij kan alleen automatisch verzenden als de status 'Gevonden en ondersteund door Fuga' is. Is dat niet het geval, vraag de klant dan om zijn correcte Peppol-gegevens.

Facturen versturen en opvolgen

Maak je een factuur voor een klant met een geldig Peppol-ID? Dan stuurt Fuga die factuur automatisch ook via PEPPOL. Je volgt alles op in de speciale rapporten "Peppol Facturen" en "Peppol Kredietnota's" (in Boekhouding > Rapporten).

Lees hier alles over hoe je precies te werk gaat, veelvoorkomende problemen oplost en de status van je facturen checkt.

Belangrijke tips

• Ordernummer: Vlaamse overheidsinstanties vereisen een ordernummer (typisch 8 cijfers) op Peppol-facturen. Voeg dit toe in de nota van de factuur.
• Mislukte verzendingen opnieuw proberen: als een factuur wordt geweigerd, bijvoorbeeld door een ontbrekend ordernummer, kun je de fout corrigeren en de verzending opnieuw proberen.

Klaar voor de toekomst

De toekomst is digitaal, en e-invoicing via Peppol maakt jouw praktijk klaar voor de uitdagingen van morgen. Heb je hulp nodig bij de activering? Ons team staat klaar om je te begeleiden!